Vacature Administratief medewerker binnendienst, Groningen

Vacature-informatie

Functieomschrijving Administratief medewerker binnendienst

Voor een scheepsleverancier in Groningen zoeken wij een enthousiaste en gedreven administratief medewerker binnendienst

Doel van de functie

Het doel van de functie is het van a tot z begeleiden van het totale commerciële proces van inkoop tot verkoop en after sales.

Organisatorische positie

De administratief medewerker binnendienst ressorteert hiërarchische onder de directeur. De administratief medewerker binnendienst ontvangt functioneel leiding van de office manager. De administratief medewerker binnendienst geeft zelf geen leiding.

Resultaatgebieden

Verwerken klantorders en offerte aanvragen:
- Het telefonisch te woord staan van klanten.
- Beantwoorden van vragen over producten, producteigenschappen, prijzen, levertijden enz.
- Telefonische acquisitie met als doel het actieve klantenbestand uit te breiden.
- Het beheren van het totale ordertraject, van gegevensinvoer tot aflevering bij de klant, waaronder het aanmaken en compleet houden van de routingmap.
- Uitwerken en verzenden van offertes.
- Ordergerichte Inkoop van producten bij verschillende leveranciers.
- Relatiebeheer.
- Afhandelen van eventuele klachten of problemen.
- Informeren van leidinggevende over vergaande regelmatig terugkerende klachten.
- Samenstellen, c.q. uitdraaien van periodieke overzichten van geboekte orders of andere rapportages.

Resultaatcriteria:
- Klanttevredenheid.
- Volledige en juiste informatievoorziening.
- Wijze waarop klanten worden benaderd.
- Tijdige melding bijzonderheden.
- Inhoudelijke juistheid van offertes.
- Behaalde resultaat uit acquisitie.

Verlenen van ondersteuning aan de commerciële buitendienst:
- Controleren van door vertegenwoordigers (buitendienst) geboekte orders en eventueel inbrengen in het systeem.
- Bijhouden van bestanden met klantgegevens, opzoeken en verstrekken van klantgegevens.
- Maken van bezoekafspraken, attenderen van commerciele medewerkers op bijzonderheden aangaande hun klanten.
- Verwerken van bezoekverslagen van buitendienst medewerkers.
- Aanvullen van voorraden, bestellen van promotiemateriaal e.d. o p verzoek.

Resultaatcriteria:
- Juistheid en volledigheid van gegevens/bestanden.
- Mate waarin wordt ingespeeld op behoefte van de buitendienst.
- Effectiviteit van de bezoekplanning.
- Tevredenheid van de medewerkers buitendienst over de ondersteuning.

Overige:
- Neemt deel aan het werkoverleg.

Gewenste kandidaat

Kennis:
- Afgeronde opleinding MBO + niveau.
- Gedegen kennis van de Engelse taal in woord en geschift en Duitse taal bij voorkeur in ieder geval in woord.
- Kennis van Word en Excel.

Specifieke functie kenmerken:
- Cijfermatig inzicht en accuraat kunnen werken.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden voor het vertalen van klantenwensen en het onderhouden van contracten met klanten en collega’s.
- Zelfstandig kunnen werken.
- Servicegerichte houding en klantgericht.
- Uitstekende vaardigheden bij de controle en het oplossen van problemen.
- Proactief en ondernemend in het signaleren en inspelen o p feitelijke en verwachte ontwikkelingen bij de klant en het vertalen hiervan naar actie.
- Prioriteiten kunnen stellen.

Ja

Wij bieden

Een uitdagende fulltime baan met veel mogelijkheden.